Elaboració del Calendari de Conservació i de Seguretat i Accés i implementació del Quadre de Tipologies Documentals de l'Ajuntament de Tordera

Aquest any, l'Ajuntament de Tordera ha participat en una d'aquestes línies, concretament la línia destinada a les subvencions per al disseny i la implementació d'un sistema de gestió de documents en arxius d'entitats locals i universitats públiques.

El Departament de Cultura, juntament amb l’Oficina de Suport a la Iniciativa Cultural (OSIC), com cada any, fa públiques diverses línies de subvencions les quals les entitats locals i universitats públiques s’hi poden acollir.

L’Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Tordera ha presentat el projecte Elaboració del Calendari de Conservació i de Seguretat i Accés i implementació del Quadre de Tipologies Documentals de l’Ajuntament de Tordera. Revisió de sèries i expedients de conservació permanent, per preparar les transferències perquè ingressin a l’i-Arxiu. Anys 2015-2017.

Aquest projecte  consisteix, en primer lloc, en l’elaboració de dues eines bàsiques de l’arxivística, que són, per una banda, el  Calendari de Conservació, de Seguretat i Accés que decideix sobre la conservació o eliminació de la documentació i fixa el règim d’accés i, per l’altra, el Quadre de Tipologies Documentals que permet simplificar i normalitzar la identificació dels documents generats (produïts o rebuts) per l’administració en l’exercici de les seves funcions.

En segon lloc, aquest projecte vol aplicar aquestes eines, un cop elaborades, a la documentació i als expedients que té la corporació en suport electrònic, sobretot, en aquesta primera fase, als anys de 2015-2017.

D’aquesta manera, aquesta documentació podrà ser transferida a un arxiu electrònic, anomenat i-Arxiu de la mateixa manera que en un arxiu físic, i per tant, que aquests documents electrònics es mantinguin íntegres i accessibles al llarg del seu cicle de vida.

Així doncs, en un context de gestió documental no només, de control de la documentació en paper, sinó també dels documents electrònics, la rapidesa i el volum dels tràmits no permeten una intervenció posterior, sinó que s’ha de fer des de l’inici.

Una bona gestió documental a la nostra organització facilita la recuperació de la informació d’una manera més eficient i eficaç, a banda d’estalviar diners i temps tant a la mateixa institució com a la ciutadania.

Aquesta actuació s'ha realitzat amb el suport del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya