La revisió dels expedients electrònics de l'Ajuntament de Tordera i la seva preparació cap a l'iArxiu .

El Departament de Cultura, juntament amb l’Oficina de Suport a la Iniciativa Cultural (OSIC), com cada any, fa públiques diverses línies de subvencions les quals les entitats locals i universitats públiques s’hi poden acollir.

Aquest any, l’Ajuntament de Tordera ha tornat a participar en una d’aquestes línies, concretament la línia destinada a les subvencions per al disseny i la implementació d’un sistema de gestió de documents en arxius d’entitats locals i universitats públiques.

L’Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Tordera ha presentat aquest any 2025, el seguiment del projecte iniciat l’any 2023 i, continuat l’any 2024, i que porta per títol Finalització de la revisió de sèries i d’expedients de conservació permanent per fer transferències cap a l’iArxiu, corresponents als anys 2018 a 2020 i inici de la revisió d’expedients dels anys 2021 a 2023.

TRANSFORMACIÓ DIGITAL

El projecte d’aquest any consisteix, en primer lloc, en anar fent el seguiment de la implementació, a tota la institució, de la tasca iniciada ja fa dos anys, en relació al Calendari de Conservació, de Seguretat i Accés i el Quadre de Tipologies Documentals, i en segon lloc, a poder aplicar aquestes eines arxivístiques, a la documentació i als expedients que té la corporació en suport electrònic, sobretot, respecte la documentació que faltava per comprovar dels anys 2018 a 2020, i iniciar aquesta revisió a la documentació relativa als anys 2021 a 2023.

D’aquesta manera, aquesta documentació, una vegada estigui correctament tractada, el seu objectiu final és que pugui ser transferida cap a un arxiu electrònic, anomenat iArxiu, de la mateixa manera que existeix un arxiu físic, i que per tant, aquests documents electrònics es puguin mantenir íntegres i accessibles al llarg del seu cicle de vida.

Així doncs, en un context de gestió documental no només, de control de la documentació en paper, sinó també dels documents electrònics, la rapidesa i el volum dels tràmits no permeten una intervenció posterior, sinó que s’ha de fer des de l’inici.

Una bona gestió documental a la nostra organització facilita la recuperació de la informació d’una manera més eficient i eficaç, a banda d’estalviar diners i temps tant a la mateixa institució com a la ciutadania.

Aquesta actuació s'ha realitzat amb el suport del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya